Con l’obiettivo di rendere sempre più efficiente il rapporto tra gli operatori della filiera, GS1 Italy, in ambito ECR Italia, nel 2020 ha avviato un percorso di studi e ricerche dedicati al miglioramento del processo di consegna delle merci ai centri di distribuzione (Ce.Di.) della grande distribuzione, in particolare attraverso l’ampliamento delle finestre di scarico. La maggior parte dei magazzini della Gdo, infatti, riceve le merci in ingresso la mattina, tra le 6:30 e le 13:00, su un turno di lavoro, e solo il 21% dopo le 13:00, generando, a monte, la necessità di organizzare le consegne nell’arco di circa 6-7 ore, con evidenti conseguenze in termini di congestione e di tempi di attesa. Dall’indagine condotta nel 2021, era già emerso come l’introduzione di slot di scarico aggiuntivi nelle fasce pomeridiane permetta alle aziende di ridurre i tempi in fase di consegna ai Ce.Di., grazie a una migliore distribuzione del carico di lavoro nell’arco della giornata, migliorando produttività e livelli di servizio.

“Si tratta di una soluzione adottata nelle fasi più critiche della pandemia. La ripresa della normalità ha tuttavia fatto riemergere il “bioritmo logistico” che regola il tradizionale funzionamento della filiera: da una parte la Gdo, che, come detto, riceve prevalentemente al mattino, dall’altra i vettori a cui i produttori affidano le consegne e che preferiscono muoversi nelle prime ore del mattino e completare l’attività nel primo pomeriggio, a conferma di una certa inerzia al cambiamento, a fronte della mancanza di condivisione e coordinamento adeguati tra gli attori della filiera” spiega Giuseppe Luscia, ECR Senior Project Manager di GS1 Italy. “Da qui è nata la decisione di selezionare un panel di aziende della Gdo e della produzione, che si sono adoperate nell’implementare questa “best practice” attraverso progetti pilota finalizzati a definire linee guida utili alle aziende del settore”.

Nasce così la ricerca “Estensione delle finestre di ricevimento – Risultati dei laboratori sperimentali”, condotta da GS1 Italy in ambito ECR e con la collaborazione di team di ricerca congiunto della LIUC Università Cattaneo e del Politecnico di Milano, che raccoglie i risultati di dieci progetti pilota che hanno coinvolto distributori (Gdo), produttori (Pro) e vettori logistici (3PL) tra settembre 2022 e agosto 2023. Lo studio riporta le azioni messe in campo, le decisioni condivise e i benefici conseguiti derivanti dall’estensione delle finestre di ricevimento in termini di miglioramenti del servizio e dei processi operativi, valutati sulla base di cinque KPI:

• Puntualità in partenza dal magazzino Pro/3PL.
• Puntualità in consegna da parte del trasportatore del Pro/3PL.
• Puntualità allo scarico presso il Ce.Di. della Gdo.
• Tempi medi di attesa da parte del trasportatore allo scarico.
• Tempi medi di scarico dall’ingresso del trasportatore nel Ce.Di all’uscita.

Confrontando quindi i valori medi di tutti i progetti prima e dopo l’estensione delle finestre di consegna al pomeriggio, si osservano un miglioramento della puntualità di consegna da parte dei trasportatori, ma anche un lieve peggioramento sul fronte della puntualità sia al carico da parte dei trasportatori, sia nel rispetto dell’orario di scarico da parte della Gdo.

In particolare, per la Gdo:

• L’estensione delle finestre di ricevimento non comporta cambiamenti significativi alla produttività dei processi di magazzino.
• Nella maggior parte dei casi la finestra oraria di ricevimento non è andata oltre le 17:00. Non è quindi stato introdotto un turno di lavoro aggiuntivo, a favore dell’adozione dei turni parzialmente sovrapposti.
• La modifica dell’orario di ricevimento al Ce.Di. non ha mai impattato negativamente sui processi di evasione ordini a valle verso i punti vendita.
• Alcuni Ce.Di. hanno avviato progetti con fornitori locali – caratterizzati da minori vincoli logistici per quanto riguarda la flessibilità dei tempi di consegna – per garantirsi un flusso di ricevimento pomeridiano sufficiente e continuativo.

Per i produttori invece:

• In alcuni casi si è potuto organizzare un doppio viaggio a carico completo verso due Ce.Di. diversi, uno al mattino e l’altro pomeriggio.
• Nella maggior parte dei casi i produttori non hanno segnalato lamentele da parte dei propri vettori per i ritorni serali (tranne il venerdì), a fronte del rischio di superamento del numero di ore di guida settimanali degli autisti.
• La presenza dei sistemi di booking garantiva già un’ottima prestazione al ricevimento, con il conseguente azzeramento delle penali per le soste prolungate. Il progetto non ha pertanto generato ulteriori benefici.
• In caso di Ce.Di. con problemi di saturazione, l’estensione delle finestre di ricevimento al pomeriggio ha azzerato il fenomeno delle consegne respinte.
• I fornitori e i loro vettori hanno riscontrato una maggior probabilità di trovare slot di scarico sulle piattaforme di booking libere al pomeriggio, anche sotto data.

Alla luce dei risultati dei laboratori sperimentali e dal confronto all’interno dei diversi gruppi di lavoro, sono quindi emerse alcune raccomandazioni per poter replicare il progetto pilota e rendere efficace la collaborazione lungo la filiera logistica:

1. Identificare un partner guidato da un forte commitment.
2. Considerare la “diversity” del gruppo di lavoro, che deve includere da ambo le parti tutti gli attori coinvolti nel processo “order-to-delivery”: responsabili logistici, riordinatori e customer service, pianificatori trasporti, responsabili di ricevimento.
3. Garantire la massima trasparenza nel condividere le informazioni relative alle prestazioni reciproche, monitorando e condividendo i KPI relativi alla puntualità di consegna e ai tempi effettivi intercorsi dall’ingresso all’uscita dei Ce.Di.
4. Qualora l’esito del pilota risultasse positivo, procedere all’implementazione permanente dell’estensione della finestra di ricevimento.